追跡サービス付き郵便について｜書留や特定記録などの使い分け

※この記事は新料金（2024年10月1日以降）の郵便料金で表示しております。

こんにちは！元郵便局員のぽにさんです。

こんなやりとりをしたことはありませんか？

会社から郵便物を出す際に、追跡サービス付きの郵便で出すケースも多くあります。

大切な郵便物を相手に届いたか調べる方法として、また、確かに送りましたと証拠を残すために追跡サービスを利用します。

しかし、追跡サービスの種類は複数あります。

荷物を送るとき、追跡サービス付きというと「ゆうパック」「レターパック」「ゆうパケット」などを利用されます。

今回は書類を送るときに活用する追跡サービス「書留」「特定記録」などについて料金や内容の違い、使い分けについて説明していきます。

追跡サービスの種類や料金、重要度について解説

書類を送るときに使う追跡サービスは複数の種類があります。

サービスにより内容や料金が違うため、種類ごとの料金や書類の重要度による使い分けについて解説いたします。

書留等の料金については、保証金額により変わってくるため、最小の金額で表示しています。

使用目的にもよりますが、上記の図のように、書類の重要度から追跡サービスを選ぶと、このようになります。

1. 内容証明
2. 本人限定受取
3. 配達証明
4. 一般書留
5. 簡易書留
6. 特定記録

各サービスの内容については次の項目で説明いたしますが、重要度が低いほど料金も安くなります。

郵便物を出すとき、どこまで求めるかによってどのサービスを利用するか変わってくるため、上記の図は参考程度に確認してください。

では各サービスごとの内容や特徴についてまとめていきます。

各追跡サービスの内容と特徴

全て共通の項目としては、専用の封筒などはないため、市販の封筒を使用して大丈夫です。

重要度の高いサービスから順に説明していきます。

内容証明

内容証明は普通の郵便と違い、一部の郵便局でしか取り扱いができません。

指定された郵便局で、郵便認証司という資格を持っている社員しか取り扱うことができない特別なものなんです。

大きい郵便局（集配郵便局）だとほとんどの局で差し出すことが可能です。

小さい郵便局の場合は取り扱いができない局の方が多いので、事前に問い合わせておくといいでしょう。

内容証明は、○年○月○日に誰から誰宛に、どのような内容の文書が差し出されたのかを郵便局が証明してくれるサービスです。

文字数や行数など細かい指定があり、パソコンで作成したものでもいいですし、内容証明用紙も文房具店などで販売しているので、専用の用紙を使うと楽でしょう。

内容証明を使うケースは
①契約の解除通知
②未払い代金（貸したお金）の支払い督促
③損害賠償、慰謝料の請求
などで使われるケースが多いです。

個人で使うケースは少なく、弁護士に依頼するような事案で使われています。

郵便局で内容文書の文字数などの確認を行い証明印を押し、郵便局と差出人で内容文書の写しを謄本として保管します。

例えば裁判になった場合、○年○月○日にこの内容の文書が差し出され、追跡サービスもついているのでいつ相手が受け取ったのか明確に証明することができます。

出す機会は少ないし、このようなケースに遭遇しないことが望ましいですが、差し出し方、注意点をまとめます。

• 文字数、行数に指定がある
  縦書きの場合：1行20字以内、1枚26行以内
  横書きの場合：1行13字以内、1枚40行以内または1行26字以内1枚20行以内
• 内容証明専用用紙もあるがパソコンで印刷したものなども可
• 内容文書には①文書の表題②通知内容③日付④相手の住所氏名⑤差出人（自分）の住所氏名を記入
• 用紙が2ページ以上になった場合はホチキス留めし、割印を押す
• 用紙は3部準備する（相手に送る用と郵便局、差出人の控え）
• 封筒にも内容文書と全て同じように、受取人、差出人の住所氏名を記入
• 封はしないで郵便局に持っていく
• 最低料金は通常の郵便料金＋一般書留料金（480円）＋内容証明料金（480円）

本人限定受取

本人限定受取とは文字どおり指定した本人しか受け取れないサービスになります。

他の追跡サービスやゆうパック、レターパックなどは同居の家族であれば受領印を押して受け取ることができます。

しかし本人限定受取は、郵便物に記載された名宛人本人に限り郵便物をお渡しします。

例え家族であっても、差出人が代人として指定しない限りお渡しすることができません。

また、郵便物を交付する際に免許証などの書類を提示いただき、本人であることを確認してから交付します。

本人限定受取は
①基本型
②特例型
③特定事項伝達型
の3つの種類があります。

③の特定事項伝達型は他の二つと異なり、事前にご利用の申し出を郵便局にしなければいけません。
あまり個人では使う機会がないと思いますので、基本型と特例型の2つについてご説明いたします。

基本型

・郵便局から受取人へ通知書を送付します。
（本人限定郵便が郵便局に届いているので取りに来てくださいという内容）

・郵便物の受け取りは必ず郵便局に行って受け取りになります
　基本型は自宅への配達は行いません。

・郵便物を受け取る際に、本人確認書類として顔写真付の公的証明書が必要です。
（運転免許証や個人番号カード、パスポートなど）

・顔写真付の証明書がない場合は、写真の付いていない公的証明書（健康保険証や年金手帳など）2点、または健康保険証＋顔写真付の社員証か学生証

特例型

・基本型と同じく、郵便局から受取人へ通知書を送付します。
　電話番号が分かる場合は電話連絡も行います。

・郵便物の受け取りは、郵便局の窓口か、郵便局に連絡し受取人の住所へ配達のどちらかを選択できます。

・郵便物を受け取る際に、本人確認書類として公的証明書1種類が必要です。
　基本型と違い顔写真付でなくても1種類で大丈夫です。

特例型の方が取り扱いが緩い感じです。

郵便料金はどちらを選んでも同じで、基本料金＋一般書留料金480円＋本人限定受取料270円です。

配達証明

配達証明は郵便物を受取人に届けた後、郵便局で間違いなく届けましたというはがきを作成し、配達完了の証明を差出人に通知するものです。

追跡サービスで届いたか確認することはできますが、届けた証明が欲しいときに使用するサービスです。

昔あった「配達記録」と名前が似ているため注意が必要です。
名前は似ていますが全く別物です。

配達記録は平成21年に廃止となり、配達記録とサービスが似ているものは特定記録になります。

一般書留

一般書留は郵便物に追跡サービスと、万が一郵便物が壊れたり届かなっかた場合、差し出し時に申し出をした損害賠償額（10万円〜500万円まで）の範囲内で実損額を賠償するサービスです。

損害賠償額の申し出がない場合は10万円となります。

料金は損害賠償額によって変わります。

10万円までは基本料金＋一般書留料金480円ですが、10万を超える場合は5万円ごとに23円加算になります。

簡易書留

簡易書留は郵便物に追跡サービスと、万が一郵便物が壊れたり届かなっかた場合、5万円までの実損額を賠償するサービスです。

損害賠償額が安いので一般書留より送料も安くなります。

送料は、基本料金＋350円です。

特定記録

特定記録は追跡サービスは付いていますが、他のサービスと違い、受取人の郵便受けに配達になります。

相手に対面しなくてもいいので、不在がちな人にはありがたいですが、普通の郵便と同じく郵便受けに配達なので、確かに配達しました、という証明にはならないでしょう。

大切なものは対面配達を利用することをオススメします。

また、上記で説明した追跡サービスは全て土日祝日も配達を行いますが、特定記録は配達は行いませんので注意してください。

送料は基本料金＋210円です。

一般書留、簡易書留、特定記録の使い分け

追跡サービス付の郵便物について説明してきましたが、個人の方が多く利用するのが①一般書留②簡易書留③特定記録の3つのうちのどれかでしょう。

どれで送るか迷った場合は以下を参考にしてください。

• 10万円以上の高価なものを送る場合は一般書留
• 中身が書類などで万が一の損害賠償は5万円までで十分な場合は簡易書留
• 不在がちで郵便受けに配達してほしい。とりあえず配達の記録が残ればいいのであれば特定記録
• 土日祝日も配達して欲しければ一般書留か簡易書留
  （特定記録に速達をつければ配達されますが、簡易書留より高くなります）

簡単にまとめると上記の考え方で良いと思いますが、特定記録は受取人の郵便受けに配達になるため、手渡しではない分、「受けとった」「受けとっていない」のトラブルも考えられます。

その分、一般書留や簡易書留は手渡しで配達し、受領印を頂戴するので、郵便局に控が残ります。

それを考えると簡易書留が一番オススメかと思います。

書類を送るのであればレターパックを利用される方も多いですが、配達方法や規格などに違いがありますが書留との大きな違いは損害賠償がついているかどうかです。

損害賠償も含めてご検討ください。

まとめ

追跡サービスといってもたくさんの種類があります。

自分の用途に合ったサービスを利用しましょう。

個人の方は一般書留、簡易書留、特定記録の3つを使うケースが多いと思います。

手渡しがいいのか、郵便受けに配達がいいのか、万が一の損害賠償額はいくら必要なのかで使い分けていきましょう。